Czy sklep internetowy musi wystawiać faktury w KSeF?

W skrócie

• Faktury dla firm wystawiasz w KSeF. Terminy: 1 lutego 2026 dla dużych podatników, 1 kwietnia 2026 dla pozostałych. Najmniejsi, ze sprzedażą udokumentowaną fakturami do 10 000 zł miesięcznie, mogą do 31 grudnia 2026 wystawiać faktury poza KSeF.
• Faktury dla konsumentów mogą zostać poza KSeF. Klient dostaje je jak dotąd, jako PDF lub e-mailem.
• Odbieranie faktur od dostawców przez KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026.
• Sam sklep faktur nie wystawia. Robi to program do faktur albo system zamówień. Zadanie sklepu to bezbłędnie zebrać dane firmy i przekazać je dalej.

Terminy sprawdzaj zawsze w oficjalnym źródle, na stronie ksef.podatki.gov.pl, bo przepisy wokół KSeF zmieniały się kilka razy.

Gdzie w sklepie internetowym pojawia się KSeF

Większość sklepów działa w łańcuchu: sklep, system zamówień (Apilo albo BaseLinker), program do faktur. KSeF jest na końcu tego łańcucha. Jeśli na którymkolwiek etapie zgubi się NIP albo nazwa firmy, faktura dla firmy nie wystawi się poprawnie albo trafi do KSeF z błędnymi danymi.

Typowe miejsca, w których to się psuje:

• kasa sklepu nie ma osobnego pola na NIP, więc klienci wpisują go w uwagach albo w nazwie firmy,
• system zamówień pobiera adres wysyłki zamiast danych do faktury,
• przy odbiorze w paczkomacie dane firmy są nadpisywane danymi punktu,
• zamówienie jest poprawiane po złożeniu, a system zamówień ma już starą wersję.

Wdrożenie krok po kroku

1. Zbieraj NIP w kasie w jednym, stałym miejscu

Klient powinien zaznaczyć „Chcę fakturę na firmę” i wpisać NIP w osobnym polu. Niezależnie od platformy zasada jest ta sama: NIP ma trafić do zamówienia w przewidywalnym miejscu, a nie w dowolnym polu tekstowym.

W Shopify, który nie ma osobnego pola na NIP, sprawdzają się dwa podejścia:

• pole w koszyku zapisywane jako atrybut zamówienia (cart attribute), na przykład NIP,
• automatyzacja w Shopify Flow, która po złożeniu zamówienia przepisuje NIP do pola dodatkowego zamówienia i klienta oraz porządkuje dane firmy w adresie.

Przykładowe pole w koszyku motywu Shopify:

<label for="cart-nip">NIP (do faktury na firmę)</label>
<input id="cart-nip" name="attributes[NIP]" inputmode="numeric"
       pattern="[0-9]{10}" maxlength="10" form="cart">

2. Sprawdzaj poprawność NIP, zanim zamówienie zostanie złożone

Najprostsza walidacja to suma kontrolna NIP po stronie przeglądarki. Wyłapuje literówki, zanim trafią do faktury:

function poprawnyNip(nip) {
  const d = nip.replace(/\D/g, '');
  if (d.length !== 10) return false;
  const w = [6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7];
  const suma = w.reduce((s, waga, i) => s + waga * Number(d[i]), 0);
  return suma % 11 === Number(d[9]);
}

Kolejny krok to pobieranie nazwy i adresu firmy z rejestrów (GUS albo biała lista podatników VAT) na podstawie NIP. Klient wpisuje tylko numer, a reszta uzupełnia się sama.

3. Zmapuj dane w systemie zamówień

W Apilo albo BaseLinkerze ustaw, skąd system ma brać NIP i dane firmy: z atrybutu zamówienia, z pola dodatkowego albo z adresu do faktury. Ustaw też, kiedy zamówienie ma być pobierane. Jeśli poprawki w zamówieniu robi automatyzacja, daj jej chwilę, zanim system zamówień je pobierze.

4. Połącz program do faktur z KSeF

Większość popularnych programów do faktur i systemów zamówień ma już integrację z KSeF. Do połączenia potrzebny jest token lub uprawnienia nadane w KSeF dla firmy. Rozdziel dwie ścieżki:

• faktury z NIP wysyłane do KSeF,
• faktury dla konsumentów wystawiane jak dotąd, poza KSeF albo w KSeF, jeśli tak wolisz.

5. Przetestuj na prawdziwych zamówieniach

Złóż kilka zamówień testowych: firma z dostawą kurierem, firma z odbiorem w paczkomacie, konsument bez faktury, zamówienie poprawione po złożeniu. Dla każdego sprawdź, czy faktura ma właściwy NIP, nazwę i adres oraz czy dostała numer KSeF.

Na co uważać

• Faktura do paragonu. Jeśli firma prosi o fakturę do wcześniejszego paragonu, paragon musi zawierać NIP nabywcy. Warto o tym przypomnieć w kasie.
• Zwroty i korekty. Korekty faktur wystawionych w KSeF też trafiają do KSeF. Sprawdź, czy system zamówień wystawia je automatycznie przy zwrocie.
• Awarie. KSeF przewiduje tryby awaryjne. Program do faktur powinien sam dosłać faktury, gdy system wróci do działania.